Положение  о закупке товаров и услуг в АО «Конденсат» (АОК. М1.0107, утверждено 24.08.2010 года) (сокращенная редакция)

1.     Цели положения

1.1. Целями настоящего положения (далее – Положение) являются:

• Выбор поставщика, способного обеспечить поставку товаров и услуг требуемого качества на требуемых условиях по минимальной цене, с приемлемым риском для АО «Конденсат»;
• Регламентация регистрации поставщиков в базе данных, регламентация присвоения и обновление их статуса.

1.2. К договорам, порядок заключения которых регламентируется настоящим Положением, относятся все виды договоров, в том числе, но не ограничиваясь, купля продажа товаров, работ и услуг производственного, коммунально-бытового, социального и иного назначения, одной из сторон которых является АО «Конденсат».

2.      Статусы поставщиков

• Незарегистрированный поставщик – поставщик, не зарегистрированный в базе данных поставщиков АО «Конденсат»
• Потенциальный поставщик - поставщик, рассматриваемый для будущих договоров на поставку товаров и услуг АО «Конденсат».
• Одобренный поставщик - поставщик, имеющий право на участие в тендерах и заключение договоров на поставку товаров и услуг;
• Запрещенный поставщик - поставщик, который не допускается к процедуре рассмотрения статуса поставщиков и не имеет права участвовать тендерах и договорах на поставку товаров и услуг для АО «Конденсат».

3.      Уполномоченные лица

Уполномоченное лицо - работник АО «Конденсат», уполномоченный для вынесения заключения о присвоении поставщикам статуса одобренных поставщиков:

• по поставщикам товаров, кроме поставщиков нефти или иных нефтепродуктов - начальник отдела снабжения.
• по поставщикам нефти или иных нефтепродуктов, закупаемых для переработки - начальник отдела поставки сырья и реализации продукции.
• по поставщикам услуг - одно из лиц из следующего списка, в зависимости от курируемого направления работы:
  - по поставщикам услуг технического назначения - главный инженер;
  - по поставщикам услуг общепроизводственного и хозяйственного назначения - заместитель генерального директора по производству-начальник МТУ;
  - по поставщикам услуг строительно-монтажного назначения - начальник отдела
  по капитальному строительству и содержанию основных средств;
  - по поставщикам услуг прочего назначения - финансовый директор-главный бухгалтер.

4.      Ограничения по выбору поставщиков

4.1. Договора, стоимость которых превышает, установленный в АО «Конденсат» лимит, могут заключаться только с одобренными поставщиками.

4.2. Запрещается заключение договоров на любую сумму с запрещенными поставщиками.

5.     Правила одобрения договоров. Комитет по рассмотрению договоров

5.1. Правила данного раздела распространяются на все, без исключений, сделки, стоимость которых превышает, установленный в АО «Конденсат» лимит.

5.2. Комитет по рассмотрению договоров (КРД) образуется из специалистов АО «Конденсат».

5.3. Краткое описание процедуры работы КРД приводится ниже:

• Предварительное рассмотрение процедуры выбора поставщика;
• Рассылка запросов на предложения поставщикам;
• В случае тендера на закупку услуг - комиссионное вскрытие конвертов с предложениями поставщиков услуг (при тендере на закупку услуг)
• Рассмотрение и анализ представленных предложений на предмет их соответствия условиям тендера, их полноты, сопоставимости и т.п.
• Выбор поставщика, а в случае переговоров с единственным источником - подтверждение выбора единственного поставщика. Оформление протокола КРД.

5.4. Предпочтительным способом заключения договора на закупку товаров и услуг для АО «Конденсат» является тендер.

5.5. Допускается выбор конкурентных переговоров с несколькими поставщиками как способа заключения договора в тех случаях, когда отсутствует четкое определение объемов работ (например при заключении договора на закупку инженерных услуг).

5.6. Допускается выбор переговоров с единственным источником как способа заключения договора в случае:

• закупки специфических товаров у компании производителя товара или специализированного поставщика услуг с представлением соответствующего обоснования
• при необходимости срочной закупки товаров и услуг с представлением соответствующего обоснования

5.7. При поставке товаров, предварительный отбор поставщиков, выбираемых для рассылки запроса на предложение, производится уполномоченными лицами с соблюдением следующего приоритета:

• в качестве первоочередных поставщиков рассматриваются заводы производители, изготовители закупаемого товара;
• при отсутствии возможности закупки товара напрямую у завода производителя, изготовителя товара и при возможности получения официального отказа от него в такой закупке, в качестве поставщиков рассматриваются официальные дилеры, региональные представители заводов производителей, изготовителей товара, при наличии соответствующего подтверждающего документа о таком дилерстве (представительстве);
• иные поставщики товаров.

5.8. Как правило, главным критерием определения выбора предпочтительного поставщика является низкая цена товара/услуги при приемлемом сроке поставки и при приемлемом риске.

5.9. Запросы на поставку товаров/услуг поставщикам формируются согласно форме, приведенной в Приложении №3. При направлении коммерческих предложений поставщиками, обязательно соблюдение предложенной формы для ответа.

5.10. В случае допущения к участию в тендере или к переговорам поставщика, не имеющего статус одобренного поставщика,  данному поставщику также направляются документы, необходимые для прохождения процедуры рассмотрения статуса поставщика в соответствии с Приложениями №1 и №2 для его включения в Базу данных потенциальных поставщиков АО «Конденсат».

5.11. В случае тендера на закупку услуг, предложения должны подаваться Поставщиками только в письменном виде, в запечатанном конверте. Для всех остальных способов заключения договора, предложения могут рассылаться как в электронной, так и в письменной форме.

5.12. Участник тендера может изменить или отозвать свое предложение в любое время до истечения установленного дня для представления соответствующих предложений.

5.13. Участник тендера вправе обратиться с запросом о разъяснении технических или иных вопросов по представленным документам, но не позднее 5 рабочих дней до истечения установленного дня для представления соответствующих предложений.

5.14. Предложения поставщиков, поступившие после истечения установленного дня для представления соответствующих предложений или представленных с нарушением установленных настоящим Положением требований не рассматриваются.

5.15. При рассмотрении предложении поставщиков учитываются следующие критерии для определения того или иного предложения предпочтительным:

• стоимость закупаемых товаров и услуг в тенге, без учета НДС;
• срок и условия поставки товаров или выполнения услуг;
• условия платежа;
• условия гарантий на поставляемые товары и предоставляемые услуги;
• ожидаемое качество закупаемого товара или поставляемых услуг;
• корпоративные интересы Группы Компаний «Конденсат».

6.    Порядок регистрации и учета поставщиков товаров и услуг

6.1. Для регистрации потенциальных, одобренных и запрещенных поставщиков, товаров и услуг для АО «Конденсат» создается специальная база данных в электронном виде (далее по тексту – База данных поставщиков).

6.2. Процедура рассмотрения вопроса о присвоении поставщику статуса одобренного поставщика состоит из следующих этапов:

6.2.1 Регистрация поставщика и присвоение ему статуса потенциального поставщика производится после выражения поставщиком интереса к сотрудничеству с АО «Конденсат».

6.2.2    Для рассмотрения вопроса о присвоении поставщику статуса одобренного поставщика, необходимо предоставление поставщиком следующих документов:

• для поставщиков товаров: документов, указанных в Приложении №1.
• для поставщиков услуг: документов, указанных в Приложении №2.

По результатам рассмотрения вышеуказанных документов и формировании положительного заключения, уполномоченное лицо принимает решение о  присвоении поставщику статуса одобренного поставщика.

6.3. В целях поддержания актуальности Базы данных поставщиков, в Базе данных поддерживается информация об истечении последнего заключения о статусе поставщика:

• По поставщикам услуг, включенным в список одобренных поставщиков, дата действия последнего заключения истекает не позднее 24 месяцев после срока вынесения заключения или даты истечения любого из документов, необходимого для законного оказания услуг, в зависимости от того, какая дата наступит ранее.
• По поставщикам товаров, включенным в список одобренных поставщиков, дата действия последнего заключения истекает не позднее 36 месяцев после срока вынесения заключения или даты истечения любого из документов, необходимого для законной поставки товаров, в зависимости от того, какая дата наступит ранее.
• По остальным заключениям (заключение об оставлении поставщика в списке потенциальных поставщиков или о включении поставщика в список запрещенных поставщиков или исключении из него) - дата действия последнего заключения ставится на усмотрение уполномоченного лица.

Одобренный поставщик, срок актуальности статуса которого истек, автоматически теряют статус одобренного поставщика и становится потенциальным поставщиком до нового присвоения статуса одобренного поставщика после прохождения процедуры рассмотрения статуса.

Потенциальные и запрещенные поставщики, срок актуальности статуса которых истек, сохраняют текущий статус до нового прохождения процедуры рассмотрения статуса поставщиков.

6.4. Включение поставщиков в список запрещенных поставщиков принимается генеральным директором в письменном виде и может быть  принято:

• По ходатайству соответствующего уполномоченного лица после рассмотрения документации, предоставленной для прохождения процедуры рассмотрения статуса поставщика.
• По ходатайству любого работника АО «Конденсат», завизированного соответствующим уполномоченным лицом,  по результатам рассмотрения предыдущего опыта сотрудничества АО «Конденсат» с поставщиком.

Исключение поставщика из списка запрещенных поставщиков может произойти только по письменному решению генерального директора на основании ходатайства соответствующего уполномоченного лица.

 

Приложение №1. Документы, необходимые для прохождения процедуры рассмотрения статуса поставщика товаров в АО «Конденсат»

• копия документа о регистрации в органах юстиции или ином уполномоченном органе, в качестве субъекта предпринимательской деятельности (свидетельство о регистрации (перерегистрации) юридического лица в органах юстиции, свидетельство индивидуального (частного) предпринимателя, патент и т.п.), а также, по возможности, копии устава или иных учредительных документов и документов, подтверждающих полномочия руководителя;
• копия документа о постановке в налоговых органах на учет в качестве налогоплательщика и плательщика НДС, при наличии такового (свидетельство о присвоении РНН, свидетельство о постановке на учет в качестве плательщика НДС);
• копии документов подтверждающих статус официального представителя и/или дилера завода-производителя закупаемых товаров при наличии;
• справка о поставках товаров для различных покупателей, за период не менее последних 6-ти месяцев за подписью первого руководителя;
• отзывы от иных покупателей товаров, при их наличии;
• предоставление копии разрешительных документов на продажу закупаемых товаров, при условии необходимости наличия таковых, согласно требованиям законодательства Республики Казахстан.

Примечания:

• По поставщикам товаров, являющихся нерезидентами Республики Казахстан, или заводами производителями товаров, независимо от их резидентства, или прочими поставщиками товаров, осуществляющими поставки товаров для АО «Конденсат» на постоянной (ежемесячной) основе, достаточно предоставления копий документов о юридической и налоговой (для резидентов Республики Казахстан) регистрации предприятия.
• По поставщикам нефти или иных нефтепродуктов, закупаемых для переработки необходимо дополнительное получение документов подтверждающих происхождение данных товаров.

Приложение №2. Документы, необходимые для прохождения процедуры рассмотрения статуса поставщика услуг в АО «Конденсат»

• копия документа о регистрации в органах юстиции или ином уполномоченном органе, в качестве субъекта предпринимательской деятельности (свидетельство о регистрации (перерегистрации) юридического лица в органах юстиции, свидетельство индивидуального (частного) предпринимателя, патент и т.п.), а также, по возможности, копии устава или иных учредительных документов и документов, подтверждающих полномочия руководителя;
• копия документа о постановке в налоговых органах на учет в качестве налогоплательщика и плательщика НДС, при наличии такового (свидетельство о присвоении РНН, свидетельство о постановке на учет в качестве плательщика НДС);
• копии документов, подтверждающих наличие профессиональной квалификации для выполнения работ и услуг (лицензия(ии), свидетельства, сертификаты, аттестаты, патенты и/или иные документы);
• справка поставщика о выполненных работах и оказанных услугах для различных покупателей, за период не менее последних 6-ти месяцев за подписью первого руководителя;
• справка поставщика о наличии производственных мощностей для выполнения закупаемых работ и услуг (производственной базы, оборудования для выполнения работ и услуг, транспортных средства) на праве собственности или привлекаемых со стороны за подписью первого руководителя;
• справка поставщика о наличии необходимых трудовых ресурсов для выполнения закупаемых работ и услуг с указанием, какой персонал является штатным, а какой привлекается со стороны за подписью первого руководителя;
• информация о наличии/отсутствии ссудной задолженности за подписью поставщика и подтвержденная справкой(ами) банка(ов);
• бухгалтерский баланс за последний календарный год деятельности;
• отзывы иных покупателей работ и услуг поставщика, при их наличии.

Примечание:

• По поставщикам услуг, являющихся нерезидентами Республики Казахстан, или заводами производителями товаров, независимо от их резидентства, или прочими поставщиками товаров, осуществляющими поставки товаров для АО «Конденсат» на постоянной (ежемесячной) основе, достаточно предоставления копий документов о юридической и налоговой (для резидентов Республики Казахстан) регистрации предприятия.

 

Приложение №3. Форма запроса на предoставление предложения о поставке товаров и/или услуг для АО «Конденсат»

Руководителю

__________________

 

АО «Конденсат» просит Вас представить коммерческое предложение для участия в тендере на поставку следующего товара/услуги: ____(указывается наименование, услуги или наименование, марка и количество закупаемого товара или делается ссылка на прикладываемый список)__________________.

При наличии заинтересованности в поставке вышеуказанного товара/услуги, Ваше предложение должно быть  направлено по адресу: 090301, ЗКО г. Аксай ул. Иксанова 172 и по факсу _________ или е-mail ____________ не позднее «___» ____ 201_ года.

Ваше предложение должна быть изложено в следующей форме:

Необходимая техническая документация прилагается

• список приложенных технических документов

К подаваемому Вами предложению должны быть приложены следующие документы

• Список документов, подлежащих включению в предложение поставщика, в частности:
• Для услуг: сметно-финансовый расчет

Уполномоченное лицо

_________________

_______________/_________________/